Manuale di iscrizione per le scuole

1. Prima di iniziare

L'iscrizione al Certamen è fatta dalla scuola, non dai singoli studenti. Ogni istituto crea un solo account per edizione, anche se ha più sedi (plessi): da quell'account il referente gestisce tutti gli studenti e gli accompagnatori.

L'iscrizione si può fare in due momenti, entrambi entro la data di chiusura delle iscrizioni. Prima si registra l'istituto: bastano pochi dati e non servono ancora i dati di studenti e accompagnatori. Poi, accedendo all'area della scuola anche in più sessioni, si completano i dati dell'istituto, si inseriscono studenti e accompagnatori con i moduli firmati e si indicano navetta, quota e ricevuta del versamento.

Dopo la chiusura delle iscrizioni non si possono più aggiungere partecipanti né inserire dati mancanti. Fino alla data di fine modifiche si possono solo modificare i dati già inseriti, sostituire uno studente o un accompagnatore con uno dello stesso sesso oppure ritirarlo.

Per registrare l'istituto servono solo l'email istituzionale (diventerà il nome utente per accedere) e, per le scuole italiane, il codice meccanografico dell'istituto (le scuole di altri Paesi non lo inseriscono).

Dopo l'accesso, entro la chiusura delle iscrizioni, ti serviranno:

• i dati anagrafici e del documento di riconoscimento di ogni studente e accompagnatore;
• i moduli di consenso firmati da studenti e accompagnatori, scaricabili dalla sezione Modulistica & Informativa del menu, in formato PDF, JPG, JPEG o PNG (al massimo 4 MB ciascuno);
• la ricevuta del versamento della quota di iscrizione, in PDF, JPG, JPEG o PNG (al massimo 5 MB).

• Puoi scegliere in qualsiasi momento la lingua del sito (Italiano o English) con i pulsanti in alto a destra.

2. Registrare l'istituto

Dal menu in alto scegli Registrati. Il modulo chiede solo i dati minimi; gli altri dati dell'istituto si completano dopo il primo accesso.

La registrazione crea l'account, ma da sola non completa la partecipazione al Certamen. Dopo aver attivato l'account puoi completare quando vuoi, anche in più sessioni ma sempre entro la chiusura delle iscrizioni, i dati dell'istituto, degli studenti partecipanti e degli accompagnatori, e allegare la ricevuta del versamento.

1. Il Paese è già impostato su Italia. Se la scuola è di un altro Paese sceglilo dall'elenco (la voce Altro è in fondo): in questo caso il codice meccanografico non viene richiesto.
2. Scuole italiane: inizia a scrivere il codice meccanografico dell'istituto o di una sua sede. Dopo 3 caratteri compaiono gli istituti corrispondenti dell'anagrafe del Ministero dell'Istruzione: scegli il tuo. Vengono compilati automaticamente il codice dell'istituto, la denominazione e l'email ufficiale.
3. Controlla la denominazione e correggila se necessario.
4. Controlla l'email istituzionale: è il nome utente, riceverà il link di verifica e in seguito la scuola non potrà modificarla da sola (se cambia, vedi il capitolo 11). Se usi un indirizzo diverso da quello ufficiale dell'anagrafe compare un avviso: puoi proseguire, ma la segreteria del Certamen potrebbe contattare la scuola per una verifica.
5. Scegli una password di almeno 12 caratteri e ripetila nel campo di conferma.
6. Premi Registrati.

• Se hai scritto il codice di una sede, l'iscrizione vale per l'intero istituto a cui la sede appartiene: il sistema lo indica con un messaggio.
• Se il codice non compare tra i suggerimenti puoi inserirlo a mano: vedrai un avviso, ma l'iscrizione non viene bloccata.
• Senza JavaScript i suggerimenti non compaiono mentre scrivi: usa il pulsante Cerca nell'anagrafe e poi Scegli accanto al tuo istituto.
• Se l'istituto (anche da un'altra sede) risulta già iscritto a questa edizione, un avviso rosso lo segnala appena lo scegli e non è possibile inviare il modulo: chiedi ai colleghi chi ha fatto l'iscrizione oppure contatta l'assistenza.
• Se invece è l'indirizzo email ad avere già un account per questa edizione, la pagina mostra lo stesso messaggio di conferma, ma non viene creato un nuovo account: all'indirizzo indicato arriva un'email che spiega come procedere (usare Password dimenticata? oppure reinviare l'email di conferma).
• Ogni edizione richiede una nuova iscrizione con una nuova password: i dati degli anni passati non vengono ricopiati.

3. Verificare l'email

Dopo la registrazione ricevi un'email all'indirizzo istituzionale indicato. Apri il messaggio e clicca sul link di verifica entro il tempo indicato nell'email: l'account viene attivato e puoi accedere. L'email contiene anche un riepilogo della registrazione (nome utente, istituto, codice meccanografico, nazione, edizione e indirizzo della pagina di accesso); per sicurezza la password non viene mai inviata.

L'email ricorda anche i passi successivi: accedere all'area riservata, completare i dati dell'istituto, degli studenti partecipanti e del docente accompagnatore e allegare la ricevuta del versamento.

• Se l'email non arriva, controlla la cartella spam. Puoi chiederne una nuova con il collegamento "Non hai ricevuto l'email di conferma? Reinviala" nella pagina di accesso.
• Se il link scade senza essere usato, la registrazione non attivata può essere ripetuta con gli stessi dati.

4. Accedere

1. Dal menu in alto scegli Accedi.
2. Inserisci l'email istituzionale e la password scelte in registrazione.

• Dopo alcuni tentativi errati l'accesso viene bloccato temporaneamente per sicurezza: attendi qualche minuto prima di riprovare.
• Se hai dimenticato la password usa Password dimenticata? nella pagina di accesso: riceverai via email un link per sceglierne una nuova.
• Accanto a ogni campo password c'è un'icona a forma di occhio: cliccala per vedere quello che hai scritto, cliccala di nuovo per nasconderlo.

5. Completare il profilo dell'istituto

Al primo accesso il sistema chiede di completare i dati dell'istituto. Finché il profilo non è completo le altre sezioni non sono disponibili, tranne Comunicazioni (capitolo 12).

1. Controlla Paese e denominazione.
2. Scuole italiane: indirizzo, CAP, città e regione vengono proposti dall'anagrafe del Ministero (ogni campo proposto è segnalato). Controllali e correggili se serve.
3. Inserisci il numero di telefono dell'istituto (sempre a mano) e, se disponibile, la PEC.
4. Premi Salva. Nulla viene salvato finché non premi Salva.

• L'email istituzionale non si può cambiare dal profilo, perché è il nome utente: se cambia, vedi il capitolo 11.
• Anche nel profilo il codice meccanografico di una sede viene ricondotto al suo istituto.
• Il profilo va completato entro la chiusura delle iscrizioni: dopo quella data non è più possibile completarlo e occorre contattare la segreteria.

6. L'area della scuola

Dopo il completamento del profilo si apre la Panoramica dell'area della scuola, con i dati dell'istituto, la percentuale di completamento e la data fino alla quale i dati sono modificabili. Dal menu in alto si raggiungono le sezioni:

• Studenti: iscrizione degli studenti partecipanti;
• Accompagnatori: iscrizione degli eventuali docenti accompagnatori;
• Navetta e Quota: servizio navetta, visite, quota di iscrizione e ricevuta del versamento;
• Comunicazioni: i messaggi inviati dall'organizzazione alla scuola (capitolo 12);
• Scuola: modifica dei dati dell'istituto.

7. Inserire gli studenti

1. Apri Studenti e premi Aggiungi studente.
2. Compila i dati anagrafici: cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, provincia di nascita (sigla di due lettere), residenza (indirizzo, CAP, città, provincia e regione), telefono ed email dello studente.
3. Compila i dati scolastici: tipo di liceo, classe (da 1 a 5) e sezione. Per le prove che lo prevedono indica la lingua della prova; per il liceo artistico indica tecnica scelta e materiale utilizzato.
4. Scegli il tipo di documento di riconoscimento e inseriscine gli estremi: lo studente dovrà presentare quel documento la mattina della prova.
5. Indica eventuali allergie o intolleranze (alimentari o ad animali) e le eventuali note.
6. In Prenotazione Hotel/Famiglia seleziona almeno un giorno di soggiorno, oppure NON SOGGIORNERO' (che non può essere scelto insieme a un giorno).
7. Spunta la dichiarazione che lo studente possiede i requisiti del bando e il consenso al trattamento dei dati: sono obbligatori.
8. Allega il modulo Studente Minorenne o Studente Maggiorenne firmato (PDF, JPG, JPEG o PNG, al massimo 4 MB).
9. Premi Salva. Ripeti per ogni studente.

• Senza il modulo firmato allegato l'iscrizione dello studente non è considerata completa.
• I nuovi studenti si possono inserire solo fino alla chiusura delle iscrizioni.
• Dall'elenco degli studenti puoi modificare o ritirare (eliminare) ogni studente fino alla scadenza delle modifiche. Il file già allegato resta valido se non ne carichi uno nuovo.
• Sostituzioni: dopo la chiusura delle iscrizioni il campo Sesso non è più modificabile, quindi uno studente può essere sostituito solo da uno studente dello stesso sesso. Per sostituirlo modifica la sua scheda con i dati del nuovo studente e allega il suo modulo firmato.
• L'organizzazione ospita a proprie spese, in famiglia o in albergo, concorrenti e accompagnatori nel numero previsto dal regolamento; se la delegazione non si presenta in un giorno prenotato le spese sono addebitate ai partecipanti.

8. Inserire gli accompagnatori

1. Apri Accompagnatori e premi Aggiungi accompagnatore.
2. Inserisci cognome e nome del docente, sesso, data e luogo di nascita, residenza, regione e telefono.
3. Nella scheda Disciplina e documento indica la disciplina insegnata, il tipo di documento e i suoi estremi.
4. Indica eventuali allergie o intolleranze, i giorni di Prenotazione Hotel/Famiglia e spunta il consenso al trattamento dei dati.
5. Allega il modulo di consenso firmato dall'accompagnatore (PDF, JPG, JPEG o PNG, al massimo 4 MB), disponibile nella sezione Modulistica & Informativa.
6. Premi Salva.

• I campi segnati come facoltativi possono restare vuoti.
• I nuovi accompagnatori si possono inserire solo fino alla chiusura delle iscrizioni. Fino alla scadenza delle modifiche puoi modificarli, sostituirli o ritirarli (eliminarli).
• Sostituzioni: dopo la chiusura delle iscrizioni il campo Sesso non è più modificabile, quindi un accompagnatore può essere sostituito solo da uno dello stesso sesso.

9. Navetta e quota di iscrizione

Questa sezione è fondamentale per l'organizzazione: dati mancanti, per esempio una navetta non richiesta, possono lasciare studenti e accompagnatori senza trasporto all'arrivo.

1. Nella scheda Servizio Navetta scegli la tratta richiesta (oppure che non richiedi il servizio o che userai un mezzo proprio) e il numero di persone.
2. Se servono richieste non previste dalle opzioni, scrivile nelle note della navetta.
3. Indica se ti interessano i trasferimenti Matera–Venosa e Venosa–Matera per la visita a Matera (organizzati su richiesta di un numero minimo di partecipanti).
4. Premi Salva per registrare le scelte della navetta.
5. Nella scheda Comunicazione Quota Iscrizione scegli la quota e premi Salva; poi seleziona il file della ricevuta del versamento (PDF, JPG, JPEG o PNG, al massimo 5 MB) e premi Carica ricevuta.

• Navetta, quota e ricevuta vanno inserite entro la chiusura delle iscrizioni. Dopo quella data, e fino alla scadenza delle modifiche, puoi solo cambiare le scelte già salvate o sostituire la ricevuta già caricata.

10. Modifiche e scadenze

Le date sono due, entrambe indicate nel bando dell'edizione. Fino alla chiusura delle iscrizioni si inseriscono tutti i dati: profilo dell'istituto, studenti, accompagnatori, navetta, quota e ricevuta del versamento.

Dopo la chiusura delle iscrizioni e fino alla data di fine modifiche si possono solo modificare i dati già inseriti: correggere errori, sostituire uno studente o un accompagnatore con uno dello stesso sesso, ritirarlo, cambiare le scelte di navetta e quota o sostituire la ricevuta. Non si possono aggiungere nuovi partecipanti. Nell'area della scuola la Panoramica mostra fino a quando i dati sono modificabili.

Dopo la data di fine modifiche i dati restano consultabili ma non più modificabili: per correzioni contatta l'assistenza.

Se il profilo dell'istituto non è stato completato entro la chiusura delle iscrizioni, l'account resta bloccato sul completamento: contatta la segreteria.

La scuola non può annullare da sola la propria iscrizione al Certamen, nemmeno se incompleta: per farlo contatta la segreteria.

11. Password, email di accesso e uscita

• Per cambiare la password usa Cambia password nel menu: serve la password attuale.
• Se l'hai dimenticata, usa Password dimenticata? nella pagina di accesso.
• Se l'email istituzionale della scuola cambia, scrivi all'assistenza del Certamen indicando il vecchio e il nuovo indirizzo: la modifica la fa lo staff. Riceverai un avviso al nuovo indirizzo; la password resta la stessa, ma dovrai accedere di nuovo usando la nuova email.
• Al termine del lavoro premi Esci, soprattutto su computer condivisi.
• Non comunicare la password a persone esterne alla scuola.

12. Comunicazioni dall'organizzazione

L'organizzazione del Certamen può inviare alla scuola solleciti, avvisi e comunicazioni, a volte con allegati. Ogni messaggio arriva all'email istituzionale (quella usata come nome utente) ed è conservato anche nell'area della scuola, alla voce Comunicazioni del menu.

• Nella Panoramica un avviso indica quante comunicazioni sono ancora da leggere; mentre completi il profilo l'avviso compare nella pagina di completamento.
• La voce Comunicazioni è disponibile anche quando il profilo non è ancora completo: puoi sempre leggere un sollecito che ti chiede di completarlo.
• L'elenco mostra per ogni messaggio la data, il tipo (sollecito, avviso o comunicazione), l'oggetto e se lo hai già letto. Aprendolo vedi il testo completo e scarichi gli eventuali allegati.
• Ogni messaggio è indirizzato soltanto alla tua scuola: non è indicato se lo stesso testo è stato inviato anche ad altri istituti.
• Se un'email non ti è arrivata (controlla anche la cartella dello spam), il messaggio è comunque disponibile nell'area della scuola.
• Le comunicazioni si consultano soltanto: non si possono modificare né eliminare. Per domande usa i recapiti dell'assistenza indicati in fondo a ogni pagina; se l'email lo indica, puoi anche rispondere direttamente.

13. Serve aiuto?

Le risposte alle domande più frequenti sono nella pagina Guida e FAQ. I recapiti dell'assistenza sono indicati in fondo a ogni pagina del sito.